子供会・育成会役員やPTA役員の資料作成の労力を簡単に減らす方法

      2017/04/23

パソコン子供会役員になったり、PTA役員になったさいに、資料作成の負担に悩んでいたりしませんか?この記事では、私が実際に子供会役員やPTA役員などの活動を行い、資料作成の負担を分散するために行った、簡単で具体的な方法をご紹介しています。

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子供会や育成会、PTA活動の資料作成どうしてる?

親にもなれば地域の様々な奉仕活動に参加せざるをえなくなる機会が訪れます。
それは子供会や育成会の役員の場合もあるでしょうし、園や小学校のPTA役員に選出されることもあるでしょう。

 

役員には様々な仕事があり、役割によってはイベントのお手伝い程度の場合もあれば、年間を通じてあらゆる資料を作成したり配布しなければならない役割の場合もあります。

 

私が実際に、子供会や学校のPTA活動に参加して負担だなぁと、感じた仕事の一つが『資料作成』です。
資料さくせい

 

■■■資料作成は一人の役員に負担が集中しがち■■■
役員選出の際には、パソコンを持っていないという父兄や、パソコンを触った事がないという方もいて、必然的にパソコンを持っているか、パソコンスキルが多少ある人に『資料作成』の負担が偏りがちなのです・・・。

 

子供会などの楽しいイベント計画などならば、まだ資料作成も楽しめますし、名簿も膨大ではないので手描きで行うという事も可能でしょうが、育成会やPTA活動ともなると、作成する資料の数も膨大であったり、名簿人数も数百人といたりして、とても手描き資料で編集できる量ではありません。

 

もちろん、学校にもPTA活動で使用できるパソコンがあり、パソコンが自宅にない場合には、学校で資料作成をさせてもらえる場合もあります。

 

そうはいっても、資料作成の為に今時学校に頻繁に出入りして、ポチポチとキーボードを打つ時間がもったいないし、父兄の皆さんは基本忙しいものなのですよね!

 

で、結局パソコンを自宅に保持しており、ある程度キーボード操作の出来る方が一手に『資料作成』担当となり、膨大な資料作成や、資料の出力、配布人数分の印刷などを受け持つことになり、負担が物凄く増してしまいがちなんです。
しかも資料作成って、一度作成したら終わりではなく、その後の変更や修正などの編集作業もうけもつ事になり、終わりのない奉仕作業となります。

 

もちろん、他の役員さんや父兄さんたちは、「印刷とかするから言ってね」とか、「出来る事はするからね」と協力的な場合もありますが、そもそも、資料を自分が作るとなると、出力した書類のチェックを他の役員にもしてもらったり、原紙を印刷担当の人に渡しに行ったりしていたんでは、全然仕事減った気がしないんです。。。

 

さらには協力的でない父兄さんの場合も多々あるもんです。。。まぁ、大抵は好んで役員をしていませんものね。
そう、色んな人がいますから(*_*;

 

ですが、あきらめてはだめです。
資料作成を一人の負担にしてしまってはだめですよ。
そもそも、資料を作成するからこそ、全体の流れや必要な検討項目が洗い出されて来たりしますので、資料作成は一人だけで請け負ってはいけないと思います。

 

■■■資料作成に役員全員が参加できる方法がある■■■
過去の役員さんから引き継いだ、USBなどからデーターを読み込んで、一人の担当が責任を負って資料作成するという方法はもう古いと思います。

 

実際に、私は役員になった際には情報を他の役員さんにもリアルタイムで共有できるようにし、資料作成も1人ではなく、数名が分担して行う方法をとり入れました。

 

この方法により、パソコンがなく、スマホしかない方も最新の資料を印刷する前に閲覧することができ、その場でチェックを働かせ、場合によってはスマホから資料を編集してもらったりしました。

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次にその具体的な方法をご紹介しますね

子供会・PTA活動の資料作りに役員全員で参加できる方法

これはですね、ビジネスをしている方にとってみれば何て事のない、クラウドサービスを活用するということです。

 

クラウドサービスというのは、必要なデーターを特定のパソコンからしか閲覧できない、特定のUSBを持っている人しか資料作成できないというのではなく、どのパソコンからでも、どのスマホからでも、そのデーターにアクセスできるようになるサービスです。

 

もともとは、大切なデーターのバックアップなどの為に誕生したものですが、今やリアルタイムに会議資料の編集作業が離れた人どうしでも行える便利なものがあるんですよね。

 

その代表ともいえるのが、
「Dropbox」です。
聞いた事がある人もいると思いますがこれ本当に便利です。
しかも操作も簡単(^_-)-☆

 

使い方も物凄く簡単で、完全無料で2GBまで利用でき、自分のパソコンのファイルを開く感覚と何ら変わりません。
この「Dropbox」の共有フォルダをフル活用して、資料作成を行う事で、個人に偏りがちな資料作成の労力を見事減らす事ができ、他の役員さんなどにも参加してもらえて、仕事の分散に役立ちました。

 

たとえば、在宅で仕事をしている私が資料を作成する担当だとします。
私は作成した資料を常にドロップボックスの共有フォルダ中に保存しさえすれば、外でお仕事に出ている資料のチェック担当の役員さんがチェックをスマホからでも、職場のパソコンからでも行えます。

 

また、問題があれば私が編集せずとも、外から資料の編集も行えますのでキーボード編集の可能な人なら誰もが行えますし、常に最新のデーターに自動でファイルが更新されます。
そして、問題ないとなれば、パソコンを持っていないという他の役員が、スマホなどをコンビニに持って行きドロップボックス内のpdfを必要枚数分印刷してくれて、配布担当者に渡す事ができます。

 

一見手間なように見えますが、クラウドサービスの「Dropbox」が無かったら、

 

・資料の原案の構成づくり
・資料の校正・編集
・資料の出力
・資料の必要枚数分の印刷
・資料の配布

 

これらを全て資料作成担当者が受け持つことになっていたでしょう。
おかげで、私はひたすら資料の原案や作成に専念することが出来、他の役員さんも、必要な仕事がリアルタイムで分かり、とてもスムーズに仕事が流れたと実感しています。

 

今迄なら、作製した資料のコピーをメールに添付して送信し、それをチェックする人が見て、変更の依頼を行うという方法がとられていたかもしれませんが、とても手間がかかりますよね。クラウドサービスの「Dropbox」を役員全員でダウンロードさえしておけば、どこからでもファイルの閲覧、修正も出来るようになるんです。

 

必要なデータファイルをUSBデータに入れて持ち運ぶ事も必要ありません。USBデータは、役員の仕事納めの際に、「Dropbox」の共有フォルダの中の資料を一式コピーして、次の役員さんに渡せばいいだけです。(USBは一年に一度しか使わないかも)

 

ポイントは、資料作成担当者が一人代表で、ドロップボックス内に共有フォルダを作成し、そこに他の役員さんを招待するということです。ある意味lineと同じ感覚かな?共有フォルダ内のファイルだけ、招待したメンバーと共有しますので、その他のフォルダはそれぞれのバックアップを取っておきたいデータや写真などを保存しておくと便利ですね!

 

ちなみに、iPhoneからでも、アンドロイドからでもドロップボックスの資料を即座に閲覧することができますが、編集を行うには、資料がエクセルであればMicrosoftExcelのアプリをダウンロードする必要があります。

 

クラウドサービスは色んな物がありますが、様々な条件のひとにも使えるクラウドサービスなら「Dropbox」がもっとも使いやすいものだったと思います。
興味のある方は公式サイトからご確認くださいね。
Dropbox(2GBまでは無料で利用出来ます)⇒https://www.dropbox.com/?landing=cntl

まとめ

子供会や育成会PTA活動と、親ともなれば本当に沢山の奉仕活動が待っています。せっかくですから、負担に思わずにすむよう、出来る人がやるだけでなく、出来ない人も出来るようなサービスをじゃんじゃん活用して、便利に楽しんで役員活動しませんか!終わってみると一段と自分が成長している実感が得られると思いますよ♪

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